Aprobado el modelo 185, «Declaración informativa mensual de cotizaciones de afiliados y mutualistas»

La Orden HAC/1197/2025, aprueba el nuevo modelo 185, la llamada «Declaración informativa mensual de cotizaciones de afiliados y mutualistas». Entrará en vigor el 1 de enero de 2026 y será de aplicación práctica a partir de febrero, cuando haya que declarar los datos correspondientes al primer mes del año.

No es una reforma cualquiera. Detrás de un texto técnico hay un objetivo muy concreto: mejorar la información que la Administración maneja sobre cotizaciones y, con ello, agilizar la gestión de deducciones fiscales tan sensibles como las de maternidad, familia numerosa o discapacidad a cargo.

De los archivos manuales a la conexión directa

Durante más de veinte años, esta obligación informativa se regulaba por una orden de 2003. En aquel momento, la tecnología era otra: los datos se enviaban por canales rudimentarios, en soportes físicos o por transmisiones segmentadas. Hoy, la Administración trabaja en otro plano. El nuevo modelo 185 se transmitirá íntegramente por vía electrónica, a través del sistema TGVI online, un entorno ya utilizado para grandes volúmenes de información fiscal.

El cambio persigue algo más que la simple digitalización: busca eliminar duplicidades, evitar errores de carga y permitir que los cruces de datos sean automáticos y casi instantáneos.

Quiénes deben presentarlo

La obligación recae sobre quienes gestionan cotizaciones. Por un lado, los órganos y entidades de la Seguridad Social, incluidas las que administran regímenes especiales (funcionarios, Fuerzas Armadas, personal de Justicia). Por otro, las mutualidades alternativas, aquellas que, en el ámbito profesional, actúan como sustitutas del sistema público. Ambos colectivos deberán remitir, cada mes, la información relativa a sus afiliados o mutualistas, de modo que Hacienda pueda verificar los requisitos de quienes soliciten determinadas deducciones en el IRPF.

Qué información incluye

El contenido no se limita a cifras. Debe declararse todo lo relativo a la identificación de la persona (nombre, NIF, número de afiliación), el régimen de alta, los periodos de cotización y las cuotas devengadas. Esta información permitirá comprobar si una madre trabajadora, por ejemplo, cumple el tiempo mínimo de cotización exigido para aplicar la deducción por maternidad o si una persona con discapacidad continúa dada de alta en el régimen que da derecho a la deducción específica. En definitiva, lo que hasta ahora dependía de intercambios lentos y a veces inconsistentes, pasará a gestionarse con un sistema de datos mucho más fiable.

Plazos y forma de presentación

La declaración tendrá carácter mensual. El plazo será breve: diez días naturales después de finalizar el mes declarado. Así, la información de enero deberá enviarse antes del 10 de febrero, la de febrero antes del 10 de marzo, y así sucesivamente. La presentación será exclusivamente telemática, mediante certificado electrónico y siguiendo las condiciones establecidas en la Orden HAP/2194/2013, que regula las autoliquidaciones y declaraciones informativas de carácter tributario.

Adiós a la antigua orden de 2003

Con la entrada en vigor de este nuevo sistema, queda derogada la Orden HAC/96/2003, aunque seguirá aplicándose a los periodos anteriores a 2026. Es decir, no habrá retroactividad: los datos ya presentados con el modelo antiguo mantendrán su validez. La transición será, por tanto, limpia y progresiva, permitiendo que los organismos obligados ajusten sus sistemas informáticos antes de febrero de 2026.