Nuevas reglas europeas para la ventanilla única y las transferencias de bienes propios

El Reglamento de Ejecución (UE) 2026/1869 de la Comisión, de 27 de julio de 2026, modifica las normas que regulan el funcionamiento práctico de determinados regímenes especiales del IVA dentro de la Unión Europea.

La reforma responde a los cambios introducidos previamente por la Directiva (UE) 2025/516 y persigue que los procedimientos administrativos y los sistemas electrónicos estén preparados para las nuevas reglas. Una de sus novedades más significativas es la incorporación del régimen especial de transferencias de bienes propios.

No estamos, por tanto, únicamente ante cambios terminológicos. La norma afecta a la identificación de los contribuyentes, los datos que deben comunicarse, las declaraciones del IVA y el intercambio de información entre las Administraciones tributarias de los distintos Estados miembros.

Un nuevo régimen para las transferencias de bienes propios

Hasta ahora, el Reglamento de Ejecución (UE) 2020/194 contemplaba los regímenes exterior a la Unión, de la Unión y de importación. La nueva regulación incorpora expresamente un cuarto régimen, destinado a las transferencias de bienes propios.

La modificación resulta relevante para aquellas empresas que desplazan sus propios bienes entre Estados miembros, ya que estas operaciones pasan a integrarse en la estructura administrativa y electrónica de los regímenes especiales.

A partir de esta incorporación se hace necesario adaptar prácticamente todo el circuito de información. Desde el registro inicial del contribuyente hasta la presentación de las declaraciones y la posterior transmisión de los datos entre las Administraciones nacionales.

Más información compartida entre las Administraciones tributarias

Otro de los puntos importantes de la reforma está relacionado con la calidad y disponibilidad de la información.

Los números individuales de identificación a efectos del IVA y determinados datos asociados a los contribuyentes se intercambiarán automáticamente entre el Estado miembro de identificación y los demás Estados mediante un registro central u otro sistema fiable.

La intención es que las Administraciones puedan conocer de forma permanente si un determinado número de identificación es válido y dispongan de información actualizada.

También se introduce una medida que puede simplificar los trámites para los contribuyentes. Cuando una empresa solicite incorporarse a uno de estos regímenes, el Estado miembro de identificación deberá precumplimentar la información que ya tenga disponible en sus bases de datos.

Esto no traslada la responsabilidad a la Administración. El propio Reglamento deja claro que el sujeto pasivo seguirá siendo responsable de que los datos sean correctos.

Cambia la presentación de las declaraciones

La reforma sustituye íntegramente el artículo 4 del Reglamento de Ejecución 2020/194.

Las declaraciones continuarán presentándose electrónicamente, pero mediante un mensaje electrónico común adaptado a los cuatro regímenes. El sistema diferenciará entre el régimen exterior a la Unión, el régimen de la Unión, el régimen de importación y el nuevo régimen de transferencias de bienes propios.

La norma regula, además, qué sucede cuando durante un determinado período no existe actividad.

En estos casos deberá presentarse una declaración del IVA sin actividad, siempre que tampoco existan modificaciones que efectuar respecto de declaraciones anteriores. El contribuyente cumplimentará únicamente las casillas previstas para el régimen correspondiente.

Solo habrá que declarar los Estados en los que existan operaciones

La nueva redacción también pretende evitar que las declaraciones incorporen información innecesaria.

Como regla general, únicamente deberán consignarse las operaciones correspondientes a un Estado miembro cuando durante ese período impositivo se hayan efectuado realmente entregas de bienes o prestaciones de servicios sometidas al régimen especial en dicho territorio.

La misma lógica se aplica al nuevo régimen. Las transferencias de bienes propios destinadas a un Estado miembro solo deberán declararse cuando efectivamente se hayan producido durante ese período.

Para el régimen de la Unión se introducen, además, precisiones específicas respecto de los Estados desde los que parten los bienes o desde los que se prestan determinados servicios.

El intercambio electrónico gana protagonismo

Una vez presentada la declaración, la información deberá circular entre las Administraciones implicadas.

El Estado miembro de identificación transmitirá los datos mediante la red CCN/CSI, utilizando el mensaje electrónico común previsto en el Reglamento.

La información llegará al Estado miembro de consumo o al territorio al que hayan sido transferidos los bienes. En determinados supuestos también deberá comunicarse a los Estados desde los que se hayan expedido o transportado los bienes o desde los que se hayan prestado los servicios.

Se configura así un sistema en el que el intercambio automatizado de información adquiere todavía más importancia para el control de las operaciones transfronterizas.

PRINCIPALES MODOIFICACIONES DE LA NORMA

Artículo 1

Es el núcleo de la reforma. En primer lugar, modifica las definiciones y reconoce expresamente el régimen de transferencias de bienes propios. A partir de ahora, la expresión «regímenes especiales» comprende cuatro modalidades: régimen exterior a la Unión, régimen de la Unión, régimen de importación y régimen de transferencias de bienes propios.

También adapta los sistemas electrónicos para que puedan almacenar la información correspondiente a los nuevos supuestos.

En materia de identificación, establece qué columnas deberán utilizarse para cada régimen y amplía los datos que deben intercambiar automáticamente los Estados miembros.

Introduce asimismo la obligación de que el Estado de identificación precumplimente los datos del contribuyente de los que ya disponga, aunque la responsabilidad sobre su exactitud continúa correspondiendo al interesado.

Finalmente, sustituye el artículo relativo a las declaraciones del IVA y modifica el sistema de transmisión de esa información entre Estados miembros.

En definitiva, este artículo adapta registro, identificación, declaraciones e intercambio de datos a la nueva configuración de los regímenes especiales.

Artículo 2. Modificación transitoria del anexo I

Este artículo introduce modificaciones concretas en el anexo I del Reglamento 2020/194.

Entre ellas se actualizan determinados datos identificativos, como la información sobre los sitios web del sujeto pasivo y la indicación de si constituye una agrupación a efectos del IVA.

También se precisa que, cuando el sujeto pasivo sea una agrupación a efectos del IVA, no deberán indicarse determinados establecimientos permanentes.

Se trata fundamentalmente de una adaptación temporal de la información utilizada para identificar a los sujetos acogidos a los regímenes especiales.

Artículo 3. Sustitución de los anexos I, II y III

A partir del 1 de julio de 2028 se produce un cambio de mayor alcance.

Los anexos I, II y III del Reglamento 2020/194 se sustituyen íntegramente por unos nuevos anexos adaptados a la reforma.

El anexo I regula los datos de identificación y diferencia la información correspondiente a cada uno de los regímenes.

El anexo II recoge los datos relativos al estatuto del sujeto pasivo o del intermediario y las causas por las que puede cambiar su situación dentro del registro, incluidas las exclusiones.

El anexo III establece la estructura de las declaraciones del IVA, incorporando las transferencias de bienes propios, sus bases imponibles, los ajustes de deducciones, las rectificaciones y demás información necesaria.

Este último anexo es especialmente importante desde un punto de vista operativo, ya que configura el contenido del mensaje electrónico común que servirá para presentar las declaraciones.

Artículo 4. Entrada en vigor y calendario de aplicación

El último artículo establece un calendario escalonado, algo que conviene tener especialmente presente para evitar confundir entrada en vigor con fecha de aplicación efectiva.

El Reglamento dispone que entrará en vigor a los veinte días de su publicación en el Diario Oficial de la Unión Europea. Puesto que fue publicado el 28 de julio de 2026, su entrada en vigor se produce el 17 de agosto de 2026.

Sin embargo, sus principales disposiciones no comienzan a aplicarse en esa fecha.

El artículo 2 tendrá una vigencia temporal desde el 1 de enero de 2027 hasta el 30 de junio de 2028.

Los artículos 1 y 3, que contienen el grueso de la nueva regulación, serán aplicables a partir del 1 de julio de 2028.

Calendario que conviene recordar

Fecha

Efecto

28 de julio de 2026

Publicación en el DOUE

17 de agosto de 2026

Entrada en vigor del Reglamento

1 de enero de 2027

Comienza a aplicarse el artículo 2

30 de junio de 2028

Último día de aplicación del artículo 2

1 de julio de 2028

Comienzan a aplicarse los artículos 1 y 3 y los nuevos anexos