Legalización en formato electrónico de libros en el ámbito del Registro de Sociedades Cooperativas

La Orden TES/539/2026 establece, por primera vez de forma sistemática, un procedimiento íntegramente electrónico para la legalización de libros en el ámbito del Registro de Sociedades Cooperativas. La norma desarrolla el artículo 27 del Reglamento del Registro de Sociedades Cooperativas, aprobado por el Real Decreto 136/2002, adaptando esta materia a las exigencias de relación electrónica obligatoria impuestas a las personas jurídicas por el artículo 14.2 de la Ley 39/2015.

La entrada en vigor se fija para el 1 de julio de 2026 y supone la transición definitiva desde un modelo basado fundamentalmente en soportes físicos hacia un sistema de gestión registral completamente digital.

Ámbito objetivo de aplicación

La orden regula la legalización electrónica de los libros cuya llevanza resulta obligatoria para las sociedades cooperativas, incluyendo:

Libro registro de socios.
Libro registro de aportaciones al capital social.
Libros de actas de la Asamblea General, Consejo Rector, liquidadores, Comité de Recursos y juntas preparatorias.
Libro diario.
Libro de inventarios y cuentas anuales.
Cualesquiera otros libros exigidos por disposición legal.

La regulación afecta tanto a cooperativas de nueva creación como a entidades ya inscritas que vengan utilizando sistemas tradicionales de legalización.

Obligación de presentación electrónica

La principal consecuencia práctica de la norma consiste en que la legalización deberá realizarse obligatoriamente por medios electrónicos a través del Sistema de Información del Registro de Cooperativas. La presentación deberá efectuarse dentro de los cuatro meses siguientes al cierre de cada ejercicio económico.

La solicitud deberá estar firmada electrónicamente por una persona con facultades suficientes para representar a la entidad y deberá contener, entre otros extremos:

Identificación de la cooperativa.
Datos registrales.
Relación de libros cuya legalización se solicita.
Número de hojas de cada libro.
Fecha de apertura y cierre de los libros anteriores de la misma clase.

La norma remite además a los requisitos técnicos establecidos por el propio Sistema de Información del Registro respecto de formatos admitidos, tamaño máximo de los archivos y demás especificaciones operativas.

Prohibición de legalizar libros en blanco

Uno de los cambios más relevantes respecto a prácticas tradicionales consiste en la imposibilidad de legalizar libros vacíos o preparados para su utilización futura.

El artículo 2.4 establece expresamente que los libros deberán presentarse ya cumplimentados en el momento de solicitar su legalización.

Con ello se consolida un modelo similar al existente desde hace años en el ámbito mercantil, basado en la legalización posterior de los libros efectivamente utilizados durante el ejercicio y no en la habilitación previa de hojas en blanco.

Régimen de tracto sucesivo y continuidad registral

La orden incorpora reglas específicas sobre la secuencia de legalización de los libros.

Para el Libro Diario, el Libro de Inventarios y Cuentas Anuales y demás libros exigidos legalmente, la legalización del ejercicio corriente exige que se encuentre previamente legalizado el inmediatamente anterior.

Sin embargo, la norma flexibiliza esta exigencia para determinados libros societarios. Así, podrán legalizarse libros de actas, libros registro de socios o libros registro de aportaciones aunque no conste la previa legalización del libro inmediatamente anterior.

Esta diferenciación responde a la distinta naturaleza de unos y otros libros y evita bloqueos registrales en determinadas situaciones de regularización documental.

Procedimiento de rectificación

La orden regula expresamente una cuestión que hasta ahora carecía de un procedimiento detallado.

Cuando sea necesario corregir un libro ya legalizado, deberá aportarse una certificación expedida por la Secretaría de la cooperativa con el visto bueno de la Presidencia del Consejo Rector explicando el error detectado. Junto a dicha certificación deberá incorporarse el archivo corregido que contenga la información rectificada.

La regulación aporta seguridad jurídica a situaciones relativamente frecuentes derivadas de errores materiales o defectos detectados con posterioridad a la legalización.

Nueva forma de legalización registral

La legalización deja de apoyarse en sistemas físicos de diligenciado, sellado o estampillado.

A partir de la entrada en vigor de la orden, la actuación registral se efectuará mediante sello electrónico o firma electrónica del encargado del Registro, mecanismos que sustituyen plenamente a los tradicionales sistemas mecánicos de validación documental.

Una vez completada la legalización, el libro electrónico será puesto a disposición de la cooperativa mediante notificación practicada a través de la Dirección Electrónica Habilitada única (DEHú). Si transcurren diez días naturales sin acceder al contenido de la notificación, esta se entenderá rechazada conforme al artículo 43.2 de la Ley 39/2015.

Subsanación de defectos

Cuando el Registro detecte errores o defectos en la solicitud presentada, deberá requerir su subsanación por medios electrónicos.

La entidad dispondrá de un plazo de diez días para corregir las deficiencias observadas, conforme al régimen general previsto en el artículo 68 de la Ley 39/2015.

Asimismo, si la legalización se solicita fuera del plazo legal de cuatro meses desde el cierre del ejercicio, esta circunstancia quedará reflejada expresamente en el expediente registral.

Seguridad de la información y protección de datos

La orden dedica un artículo completo a la protección de la información contenida en los libros electrónicos.

El Registro deberá garantizar la confidencialidad de la documentación presentada, implantar sistemas de cifrado y adoptar las medidas técnicas necesarias para preservar la integridad y seguridad de los archivos.

Una vez finalizado el procedimiento, los archivos remitidos serán eliminados, conservándose únicamente la huella digital generada durante la legalización, elemento que permitirá acreditar la integridad documental a efectos probatorios y procesales.

La regulación se alinea expresamente con el RGPD y con la Ley Orgánica 3/2018, imponiendo el cumplimiento de los principios de minimización, limitación de finalidad, integridad, confidencialidad y conservación limitada de los datos.

Régimen excepcional y disposiciones transitorias

Aunque la regla general será la presentación electrónica, la orden contempla una vía excepcional para aquellos supuestos en los que existan problemas técnicos que imposibiliten materialmente el uso de medios telemáticos. En tales casos podrán utilizarse dispositivos físicos de almacenamiento de datos.

Por otra parte, se establecen dos importantes medidas transitorias:

Los libros ya legalizados en papel antes de la entrada en vigor de la norma podrán seguir utilizándose hasta su agotamiento.
Los libros correspondientes a ejercicios económicos cuyo cierre tenga lugar durante 2026 podrán seguir legalizándose conforme al sistema tradicional previsto en el Reglamento de 2002.